PRIVACY POLICY DI OFFICE ORA

1. INTRODUZIONE

OFFICE ORA, gestito da OFFICE ORA SRL (P. IVA 07274330823), con sede in Via Emanuele Notarbartolo 23, 90141 Palermo, si impegna a tutelare la privacy e la protezione dei dati personali dei propri utenti, clienti e visitatori.
La presente informativa è resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR).

2. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il titolare del trattamento è: OFFICE ORA SRL
P. IVA: 07274330823
Email: info@officeora.com
PEC: officeora@pec.it

3. QUALI DATI RACCOGLIAMO

Durante l’utilizzo dei nostri servizi, raccogliamo e trattiamo i seguenti dati personali:

  • Dati identificativi: nome, cognome, codice fiscale/partita IVA, indirizzo.

  • Dati di contatto: indirizzo email, numero di telefono.

  • Dati di pagamento: dati parziali della carta di credito/debito, informazioni bancarie, cronologia pagamenti.

  • Dati di prenotazione: date, orari, sede scelta, modalità di utilizzo.

  • Dati di utilizzo: ore prenotate, ore effettivamente utilizzate, tipo di contratto attivo.

  • Dati di accesso: credenziali di accesso al sito web (account).

  • Immagini video: registrazioni da telecamere a circuito chiuso (CCTV) nelle aree comuni.

  • Dati di collaboratori o dipendenti: se forniti dal cliente, limitatamente all’accesso agli spazi.

4. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

  1. Gestione delle prenotazioni e degli accessi agli spazi Office Ora.

  2. Fatturazione e adempimenti contabili/fiscali.

  3. Assistenza clienti e comunicazioni legate al servizio.

  4. Addebito automatico settimanale o mensile, in base alla modalità attiva (tariffa a consumo, abbonamento, pacchetti).

  5. Tutela del patrimonio aziendale e sicurezza, tramite videosorveglianza nelle aree comuni.

  6. Invio di comunicazioni promozionali, aggiornamenti o offerte (previo consenso o legittimo interesse).

  7. Analisi statistiche per il miglioramento dei servizi.

5. BASE GIURIDICA

I dati sono trattati in base a:

  • Esecuzione di un contratto (art. 6.1.b GDPR): per prenotazioni, pagamenti, utilizzo servizi.

  • Obbligo legale (art. 6.1.c GDPR): per obblighi contabili e fiscali.

  • Legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR): per sicurezza, prevenzione abusi e invio di comunicazioni promozionali soft.

  • Consenso dell’interessato (art. 6.1.a GDPR): per attività di marketing diretto e invio newsletter.

6. MODALITÀ DI TRATTAMENTO E SICUREZZA

I dati sono trattati tramite strumenti elettronici e cartacei, secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza e minimizzazione.
OFFICE ORA adotta misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate, tra cui:

  • crittografia delle comunicazioni;

  • accesso controllato ai dati;

  • protezione fisica degli ambienti;

  • formazione del personale.

7. CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati saranno conservati per il tempo strettamente necessario alle finalità per cui sono stati raccolti:

  • Dati di prenotazione e pagamento: 10 anni (obblighi fiscali).

  • Dati di contatto/account: fino alla chiusura dell’account o cessazione del contratto.

  • Immagini CCTV: massimo 180 giorni, salvo proroghe per motivi di sicurezza o indagini.

  • Dati relativi a pacchetti ore: fino a 12 mesi dopo la scadenza del credito.

  • Dati marketing: fino a revoca del consenso.

8. DIRITTI DELL’INTERESSATO

L’utente può esercitare in qualsiasi momento i seguenti diritti:

  • Accesso ai dati personali;

  • Rettifica o aggiornamento;

  • Cancellazione (diritto all’oblio);

  • Limitazione del trattamento;

  • Opposizione al trattamento;

  • Portabilità dei dati;

  • Revoca del consenso (senza pregiudicare i trattamenti già svolti).

Per esercitare i propri diritti, scrivere a: info@officeora.com

9. COMUNICAZIONE A TERZI

I dati non saranno venduti né ceduti a terzi, ma potranno essere comunicati a:

  • fornitori di servizi tecnici (es. hosting, email marketing, software gestionali);

  • istituti di pagamento (Stripe, PayPal);

  • commercialisti o consulenti per adempimenti fiscali;

  • autorità competenti, in caso di obbligo legale.

Tutti i fornitori sono soggetti a vincoli contrattuali di riservatezza e conformità al GDPR.

10. MARKETING E NEWSLETTER

Con il consenso dell’utente o nei limiti del legittimo interesse, OFFICE ORA può inviare comunicazioni promozionali relative ai propri servizi, eventi e aggiornamenti.
L’utente può disiscriversi in ogni momento cliccando sul link presente in fondo alle email o scrivendo a info@officeora.com.

11. VIDEOSORVEGLIANZA

Le sedi OFFICE ORA sono dotate di un sistema di videosorveglianza (CCTV) nelle aree comuni (ingressi, corridoi). Le registrazioni sono utilizzate esclusivamente per finalità di sicurezza. Non sono presenti telecamere all’interno delle stanze private.

12. MODIFICHE ALLA POLICY

OFFICE ORA si riserva il diritto di modificare la presente Privacy Policy. Ogni modifica sarà pubblicata sul sito con data di aggiornamento. Si consiglia di consultarla periodicamente.

13. CONTATTI

Per domande, segnalazioni o per esercitare i propri diritti:

📧 Email: info@officeora.com
📮 PEC: officeora@pec.it
🌐 Sito web: www.officeora.com

Ultimo aggiornamento: marzo 2025